In diesem Beitrag erkläre ich dir, warum und wie du eine Umfeldanalyse durchführst und wie du die Ergebnisse am besten nutzen kannst.
Wie schon der Name sagt, untersuchst du mit Hilfe der Umfeldanalyse das Umfeld in dem dein Vorhaben stattfinden soll.
Warum solltest du diese Analyse durchführen?
Prinzipiell ist es immer gut, alle Faktoren, die auf dein Projekt Einfluss nehmen können zu kennen und durch Anwendung dieser systematischen Methode kannst du sicher sein, dass du so viele wie möglich identifiziert hast.
Oft liegt der Fokus für den Projektmanager eher auf dem Projekt selbst als auf der Umwelt. Mit der Umfeldanalyse findest so heraus, wer oder was auch von außen einen Einfluss auf dein Projekt ausübt.
Die Umfeldanalyse liefert wertvolle Informationen für das Stakeholdermanagement und für die Chancen- und Risikobewertung. Durch die allumfassende Betrachtung erhöht sich deshalb die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs.
Die Umfeldanalyse umfasst drei Schritte, die ich im Folgenden näher erläutern werden.
Als Unterstützung für die eigentliche Analyse kann das Projektumfeld noch weiter aufgeteilt werden in
- Natürliches Umfeld
- Technisches Umfeld
- Wirtschaftliches Umfeld
- Politisches Umfeld
- Soziokulturelles Umfeld
I. Faktoren identifizieren
Als erstes musst du alle Faktoren sammeln, die einen Einfluss auf dein Projekt haben könnten. Du suchst insbesondere folgende Faktoren:
Sachliche Faktoren
Die sachlichen Faktoren findest du vor allem im natürlichen, technischen, wirtschaftlichen und politischen Umfeld.
Beispiele
Gesetze
Normen und Standards
Trends
Wetter
Eingesetzte Technik
Soziale Faktoren
Die sozialen Faktoren findest du im soziokulturellen Umfeld.
Beispiele
Mitarbeiter
Lieferanten
Kunden
Konkurrenz
Auftraggeber
Externe und interne Faktoren
Interne Faktoren befinden sich innerhalb des Projekts und der Organisation. Externe Faktoren befinden sich folglich außerhalb des Projekts und der Organsiation.
Darstellung in der Matrix
Zur besseren Übersicht, empfiehlt sich eine strukturierte Matrix-Darstellung wie im Beispiel:
Direkte und indirekte Faktoren
Zusätzlich zur Unterscheidung in externe und interne Faktoren, kann auch eine weitere Unterscheidung in direkte und indirekte Faktoren erfolgen. Direkt und indirekt bezieht sich dabei auf den Einfluss, den die identifizierten Faktoren auf das Projekt und somit auf den Projekterfolg nehmen können.
II. Faktoren näher beschreiben
Im zweiten Schritt geht es darum, die Faktoren näher zu beschrieben und zu untersuchen. Kläre jeweils folgende Fragen:
Sachfaktoren
Was ist genau gemeint?
Was ist der projekt-relevante Inhalt?
Welche Bedeutung hat dieser Faktor für das Projekt?
Sozialfaktoren
Wer/was ist genau gemeint?
Welche Funktion/ Aufgabe hat diese Person/ Organisation?
Welche Bedeutung hat dieser Faktor für das Projekt?
Weiterführende Aufgaben
Jetzt da du das Umfeld deines Projekts kennst und die internen & externen Faktoren, die direkt oder indirekt eine Rolle spielen, benennen kannst, hast du die richtigen Informationen gesammelt, um mit den weiterführenden Aufgaben zu starten. Für die sozialen Faktoren solltest du ein Stakeholdermanagement etablieren und grundsätzlich kannst du alle Umfeldfaktoren in die Chancen- und Risikobewertung mit einfließen lassen.